Poznámka redakce: Toto je příspěvek hosta od Ethan Waldman z Blog Cloud Coach
Návod na mléko se náhle snížil
Existuje falešná představa o nepořádku, kterou bych rád objasnil: myšlenka, že nepořádek mohou být pouze fyzické předměty. Věřím, že žijeme ve věku digitálního nepořádku, a mým posláním je pomoci vám se tomu vyhnout.
Zde je problém
Je snadné řešit fyzický nepořádek v našich životech, protože je všude. Zabírá místo v našich skříních, poličkách a ložnicích. Zobrazuje se na našich účtech za kreditní karty ve formě nových nákupů, poplatků z prodlení a předplatného.
Fyzický nepořádek v našich životech je všudypřítomný a brání nám být šťastní, dělat svou práci a žít plnohodnotnější život. Stránky jako AnimalSpiritual slouží důležitému účelu: bojovat proti kultuře nepořádku, ve které žijeme.
Ale věřím, že existuje další forma nepořádku, která je méně viditelná, ale stejně všudypřítomná: Digitální nepořádek.
Je těžší rozpoznat digitální nepořádek
Problém s digitálním nepořádkem je v tom, že je mnohem snazší je odhrnout. Protože úložný prostor je tak levný a tak volně dostupný, můžeme si koupit další externí pevný disk za 79 USD a nadále na něm ukládat další svinstvo.
Cloud computing byl tento rok v módě a možnost ukládat dokumenty, fotografie a hudbu online je obrovským pohodlím. Přesto je to také další příležitost, jak schovat digitální nepořádek tam, kde ho neuvidíme pořád.
Každý odborník na nepořádek vám řekne, že i když vám nepořádek nehledí do tváře, může si na vás vybrat emocionální daň. Stále můžete cítit vinu spojenou s hromadou svépomocných knih ve vaší skříni, i když jste se na ně 3 roky nepodívali.
Myslím, že totéž platí pro digitální nepořádek. Stačí vyměnit skříň, sklep nebo půdu za externí pevné disky a cloudové úložiště – nepořádek je nepořádek.
Kde je digitální nepořádek nejhůře?
Existuje mnoho oblastí, kde může být digitální nepořádek problémem, ale na kterou bych se chtěl konkrétně zaměřit, je e-mail. Nepořádek v e-mailech je horší než jiné formy digitálního nepořádku z několika důvodů:
1. Většina lidí používá e-mail každý den
2. E-mail je komunikačním centrem pro naše podniky, společenský život a vztahy
3. I když můžeme na twitteru a facebooku komunikovat více společensky, nejvíce akcí dostáváme e-mailem, takže je mnohem pravděpodobnější, že se zprávy hromadí.
V souladu s tématem Be More With Less bych rád nabídl několik technik, jak můžete omezit nepořádek v e-mailech, abyste mohli žít s méně digitálním nepořádkem. Berte to jako předchůdce propouštění zbytečných e-mailů.
Odhlásit odběr
Projděte si doručenou poštu a vyhledejte bulletiny, propagační e-maily, nákupní oznámení atd. Otevřete každou zprávu a zeptejte se sami sebe, zda vám tento e-mail skutečně slouží – můžete tyto informace získat jiným způsobem?
Pokud ano, zvažte odhlášení. Odhlaste se z tolika seznamů, kolik můžete. Dalším způsobem, jak ušetřit, je vypnout e-mailová upozornění z Facebooku, Twitteru a LinkedInu. Proč potřebujete dostat e-mail pokaždé, když získáte nového sledujícího? Snížením těchto automatických zpráv můžete snížit množství šumu ve svém e-mailu. To, co skutečně skončí ve vaší doručené poště, je tak skutečně důležité.
Podrobněji se tomuto procesu věnuji zdarma Poslat e-mail Ninja Kit zdroj, včetně navrhovaných hledaných výrazů a jak rychle odhlásit odběr.
Posílejte méně e-mailů
Jedním ze způsobů, jak snížit množství přijatých e-mailů, je snížit množství odeslaných e-mailů. Pro mě to znamená nikdy nezasáhnout odpověď-vše. Odpovědět všem na e-mail je jistou zárukou, že na oplátku dostanete exponenciální množství e-mailů – e-mailů, které budete muset třídit, abyste našli úkoly nebo důležité informace.
Před odesláním e-mailu se sám sebe ptám, zda by to nešlo lépe obsloužit rychlým telefonátem nebo textovou zprávou. Svým způsobem odeslání e-mailu jen odloží konverzaci, kterou byste mohli právě teď vést.
Pokud nemáte jinou možnost, než odeslat e-mail, držte jej krátký a výstižný. Pravděpodobně na oplátku dostanete něco krátkého a věcného. Pokud píšete román, nečekejte stručnou odpověď.
Organizovat
Jedna rada, kterou dávám všem svým klientům, je, že organizace nezačíná, jakmile je v ní nepořádek. Když založíte nový projekt nebo korespondenci, která bude generovat velké množství e-mailů, vytvořte pro tento projekt složku nebo štítek – nečekejte, až vám bude kolem 5 nebo 10 zpráv, a vytvořte jim domov.
Pokud máte Gmail, můžete dokonce celý tento organizační proces zautomatizovat, takže už nebudete muset ručně ukládat e-maily do příslušných složek (více o tom v Email Ninja Kit).
Můžete se rozhodnout, že se necháte pohřbít
Být neustále pohřben v e-mailu je volba, nikoli utrpení. Když si uvědomíte, že vaše současné metody a činy přispívají k digitálnímu nepořádku ve vašem životě, a osvojíte si nové techniky, můžete přejít k životu s menším digitálním nepořádkem.
Jak digitální nepořádek z e-mailů ovlivňuje vaši produktivitu? Vaše podnikání? Tvůj život? Dejte nám vědět do komentářů.
Ethan Waldman pomáhá lidem žít a pracovat v souladu s technologií Blog Cloud Coach . Právě teď, mnoho lidí využívá jeho zdarma Poslat e-mail Ninja Kit osvobodit se z e-mailového pekla.