Pomalý život

Umění dělat méně: 8 způsobů, jak zjednodušit seznam úkolů

Poznámka: Tento článek o umění dělat méně je od přispívající spisovatelky Tammy Strobel.

Nedávno jsem se cítil ohromen svými stále rostoucími seznamy úkolů v práci. Když se začnu cítit ohromeně – a blíží se nástup syndromu vyhoření – vím, že je čas zjednodušit si seznamy úkolů a zpomalit. Možná se dokážete spojit? Dnes se podělím o sedm způsobů, jak jsem zjednodušil své seznamy úkolů pro větší efektivitu. Dělat méně prostředků měnící se návyky , objímající klidný čas a zpomalení . Pokud máte úkoly, které vás zatěžují, doufám, že vám tyto nápady pomohou. Umění dělat méně: 7 způsobů, jak zjednodušit svůj seznam úkolů

1. Udržujte svůj seznam úkolů krátký

S více než 15 položkami na mém seznamu úkolů se to stalo příliš dlouhým, ohromujícím a zdrojem stresu. Dělat méně se zdálo nemožné. Abych to vyřešil, přešel jsem z papírových seznamů na digitální poznámky Aplikace Poznámky . Protože pracuji se dvěma klienty, rozdělil jsem své seznamy do dvou samostatných dokumentů. Ještě důležitější je, že jsem se zavázal vytvářet krátké denní seznamy. Dokončení 20 úkolů denně pro každého z mých klientů není možné, ale mohu dokončit 3–4 úkoly denně.

2. Vyzkoušejte Eisenhowerovu matici

Upřednostňování úkolů podle jejich termínu mi pomáhá soustředit se během dne a je to méně pravděpodobné odkládat . Tato metoda je podobná nástroji zvanému Eisenhowerova matice. Tým Asana vysvětlil, že tento nástroj je nástrojem pro správu úkolů, který vám pomáhá organizovat a upřednostňovat úkoly podle naléhavosti a důležitosti. Pomocí tohoto nástroje rozdělíte své úkoly do čtyř polí na základě úkolů, které uděláte jako první, úkolů, které si naplánujete na později, úkolů, které delegujete, a úkolů, které odstraníte.

3. Rozdělte úkoly na malé kroky

Obvykle pro svého klienta napíšu tři grantové návrhy měsíčně. Užitečné je rozdělení každého návrhu na menší kroky, jako je dokončení popisu organizace ve vyprávění nebo doplnění části výdajů v rozpočtu projektu. Tím, že se každý den soustředíte na drobné úkoly, je dokončení návrhu grantu – nebo jakéhokoli projektu – méně ohromující. Až budete kontrolovat své drobné kroky, ujistěte se, že jsou dostatečně malé. Udělejte je dostatečně malé, abyste je mohli dokončit, aniž byste se vyčerpali.

4. Dělat méně je snazší s realistickými termíny

Stanovení realistických termínů je jedním ze způsobů, jak se vyhnout stresu a vyhoření. Jinak mám příliš mnoho úkolů na to, abych je dokončil ve velmi krátkém časovém horizontu. Také, pokud má termín určitou flexibilitu, snažím se ji přijmout; zejména při spolupráci s týmem.

5. Použijte digitální nástroj nebo aplikaci

Miluji papírové plánovače a deníky. Papír však není vždy vhodný k realizaci týmových projektů. Jak jsem zmínil výše, začal jsem využívat digitální seznamy úkolů a aplikace jako Asana. Digitální nástroje mají skvělé funkce, jako jsou připomenutí, oznámení a synchronizují se napříč zařízeními. Nástroje mi také pomáhají udržet si pořádek doma i na cestách.

6. Pravidelně kontrolujte a aktualizujte seznamy úkolů

Než ráno začnu pracovat, projdu si seznamy úkolů. Tato rutina zahrnuje odstraňování a přidávání úkolů do mých seznamů a úpravu mých priorit podle potřeby. Pravidelné kontroly mých seznamů úkolů mi pomáhají zůstat soustředěný a je méně pravděpodobné, že zmeškám termín. Také je pro mě důležité přemýšlet o tom, co funguje dobře a co nefunguje dobře. Stále se učím nové věci, takže pravidelné úvahy mi umožňují přizpůsobit můj přístup k osobním i pracovním projektům.

7. Procvičte si blokování času

Pomohlo mi blokování času během dne zpomalit a focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin podle reviewing my to-do list, selecting a task, a dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert a engaged in my work, a it’s been a great way to simplify my work life.

8. Zkuste týdenní seznam úkolů namísto denního

Courtney Carver navrhuje vytvořit týdenní seznam úkolů namísto denního. Říká, že příliš odhadujeme, co můžeme za den udělat, a máme tendenci se lépe řídit, když přemýšlíme o svých úkolech v průběhu týdne. Navrhuje také užít si čas, když jsou vaše úkoly hotové, namísto přidávání dalších věcí do seznamu každý týden. Je zdravé odpočívat a relaxovat.

Bonusový tip: Udržujte si seznam hotových věcí

Někdy končím svůj pracovní den s pocitem, že jsem nic nestihl. Logicky vím, že to není pravda. Možná si ze svého seznamu úkolů neodškrtnu všechno, ale to nepopírá pokrok, kterého jsem během dne dosáhl. Abych si tento pocit ušetřil, začal jsem si vést seznam hotových věcí. Hotový seznam nebo obrácený seznam úkolů je seznam věcí, kterých dosáhnete. Možná zjistíte, že je lepší napsat si hotový seznam na konci dne, ale já preferuji začít pracovat na seznamu hned ráno a pokračovat v jeho přidávání po celý den. Můžete začít s prázdným listem papíru nebo novou poznámkou v telefonu a provést záznam pokaždé, když dokončíte úkol nebo něco – ať už je to velké nebo malé, říká spisovatel Nandiní Mahárádž .

Vedení seznamu hotových věcí mi zlepšuje náladu, protože mi pomáhá oslavovat mé úspěchy, jako je zvedání činků, praní prádla, posouvání pracovních projektů vpřed a další.

Zdroje, které vám pomohou zapojit se do umění dělat méně.

Jako Cal Newport řekl , Pomalý je prostě lepší. Myslím, že i lidé jsou na to připraveni. Zkuste do své rutiny začlenit jeden nebo dva tipy, které jsem sdílel výše. Pomůže vám zpomalit, dělat méně, oslavovat své úspěchy a zjednodušit seznamy úkolů.